RGPD

Protocole de Demande de Suppression des Données (RGPD)

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1. Objectif

Ce protocole vise à garantir le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en permettant aux personnes concernées d’exercer leur droit à l’effacement des données les concernant.

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2. Personnes concernées

Toute personne physique dont les données sont traitées par l’organisme de formation, y compris :

• Apprenants

• Formateurs

• Clients

• Partenaires

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3. Procédure de demande de suppression

3.1. Réception de la demande

La demande doit être envoyée par écrit (mail ou courrier) à l’adresse de contact désignée pour les questions RGPD.
Elle doit contenir :

• L’identité du demandeur (nom, prénom, adresse e-mail utilisée lors de l’inscription)

• Une pièce d’identité (pour éviter toute usurpation)

• La nature des données à supprimer (si applicable)

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3.2. Vérification de la légitimité de la demande

• Vérifier que l’identité du demandeur correspond aux données enregistrées.

• Analyser si des obligations légales empêchent la suppression immédiate (ex. : conservation obligatoire des documents comptables pendant 10 ans).

• Informer le demandeur du délai de traitement (1 mois maximum, pouvant être prolongé à 3 mois pour des cas complexes).

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3.3. Suppression des données

• Sur Digiforma :

  1. Accéder à la fiche de la personne concernée (dans la section Apprenants, Formateurs ou Clients).

  2. Supprimer les données personnelles (nom, e-mail, téléphone, etc.).

  3. Anonymiser les informations si elles doivent être conservées pour des raisons légales (ex. : factures anonymisées).

  4. Vérifier que les données sont bien supprimées dans tous les modules liés (ex. : sessions, évaluations).

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• Dans les autres bases de données :

  • Supprimer les e-mails des listes de diffusion.

  • Effacer les fichiers contenant les informations personnelles.

  • Vérifier les sauvegardes et les archives.

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3.4. Confirmation de la suppression

Une réponse écrite est envoyée au demandeur confirmant la suppression ou expliquant pourquoi certaines données ne peuvent être effacées.

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Mise en Pratique sur Digiforma

1. Vérifier si l'apprenant ou le formateur est encore actif (historique des sessions et facturation).

2. Désinscrire la personne de toutes les sessions à venir.

3. Effacer ses informations personnelles manuellement dans sa fiche utilisateur.

4. Exporter un rapport avant suppression pour conserver une preuve si nécessaire.

5. Informer l’équipe administrative de la suppression et de la mise à jour de la base.